Aan een bedrijfscalamiteit denk je niet snel, maar een brand, gaslek of stroomstoring is zo gebeurd. Dit kan je bedrijfscontinuïteit in gevaar brengen met als gevolg financiële en/of reputatieschade. Helaas weet niet iedere ondernemer hoe zij om moeten gaan met een calamiteit. In onze blog nemen wij ondernemers mee met hoe zij hun organisatie kunnen voorbereiden op calamiteiten en geven wij informatie en tips waar je aan moet denken bij het opstellen óf aanpassen van een calamiteitenplan.

Welke medewerkers zijn een onderdeel van het crisisteam?

Als je voorbereid wilt zijn op calamiteiten is de eerste vraag die je binnen jouw bedrijf moet stellen: ‘’hoe gaan we verder na een calamiteit?’’. Een calamiteit mag niet de ondergang betekenen van de onderneming waar jij en je collega’s zich al jarenlang voor hebben ingezet.

Om een crisis zo snel mogelijk te kunnen managen heb je een crisisteam nodig; zij moeten na een calamiteit zo snel mogelijk kunnen handelen naar de gevolgen (meer informatie over het belang van een crisisteam? Klik dan hier. Je stelt daarom eerst het crisis team samen en zorgt dat de taakverdeling voor iedereen binnen het team duidelijk is. Het crisisteam bestaat uit alle benodigde werknemers die cruciaal zijn om de kritieke processen weer zo snel mogelijk op te kunnen starten. Je geeft daarbij iedere medewerker specifieke verantwoordelijkheden en taken zodat je bedrijf zo snel mogelijk weer operationeel is.

Tip 1: Stel altijd een crisisteam op en selecteer je werknemers hierbij zorgvuldig.

Welke processen kent jouw bedrijf?

Wanneer het crisisteam is samengesteld is de eerste stap richting een goed calamiteitenplan gezet. Om je plan vervolgens nog beter te laten functioneren moeten ook alle bedrijfsprocessen worden opgenomen in het plan. Ieder bedrijf heeft verschillende processen om de organisatie draaiende te houden. Deze moeten allemaal genoteerd worden. Dit kunnen processen zijn als het bereikbaar zijn van de klantenservice of het vervolgen van de productie bij een extern bedrijf of partner.

Alles genoteerd? Noteer dan per proces de huidige uitval tijd. Wees je ervan bewust dat de uitval tijd per proces erg kan verschillen. Blijf realistisch in het noteren van de huidige uitvaltijd. Indien deze langer is dan je voor ogen hebt is het van belang dat je maatregelen treft. BCM kan je hierbij ondersteunen.

Tip 2: Ga zorgvuldig na welke processen jouw bedrijf heeft & noteer vervolgens de huidige uitvaltijd per proces.

Welke processen zijn het belangrijkst voor jouw bedrijf?

Nu alle processen en de bijbehorende hersteltijden zijn geformuleerd is het van belang dat alle processen op herstelvolgorde worden geplaatst. Sommige processen hebben een hogere prioriteit als een andere. Zo wil je als eerste dat de klantenservice snel bereikbaar is en niet dat de printer alweer draait voordat überhaupt het bedrijf weer up en running is. Door de herstelvolgorde goed uit te denken kan je als bedrijf de schade het beste beperken!

Tip 3: Bekijk welke processen de hoogste prioriteit hebben om als eerste hersteld te worden en zet dit in chronologische volgorde.

herstelvolgorde van processen is onderdeel van het calamiteitenplan

Plaatsen van processen in een herstelvolgorde

Wat is er nodig om de gewenste hersteltijd te kunnen realiseren?

Alle processen staan nu in de juiste volgorde, de huidige hersteltijd is genoteerd en getest. Echter gebeurt het realiseren van alle maatregelen niet vanzelf en moet je jezelf daarom de vraag stellen “Hoe ga ik deze huidige of gewenste hersteltijd per proces realiseren?”.

Je stelt per proces een stappenplan op. Welke taken zijn er nodig om het proces op gang te krijgen bij een calamiteit? Door dit stappenplannen zo gedetailleerd mogelijk te formuleren maak je het voor het crisisteam makkelijker om te kunnen handelen wanneer nodig. Je wilt als werknemer zo snel mogelijk weer aan de slag kunnen en dit lukt het makkelijkst wanneer het plan realistisch is en in zijn geheel is uitgedacht. BCM ondersteunt je bij het uitdenken van de processen zodat je zeker weet dat je niks mist.

Tip 4: Bedenk per proces alle taken die nodig zijn om het proces te kunnen herstellen. Noteer dit in een stappenplan.

Test je calamiteitenplan en uitwijk jaarlijks

Nu het calamiteitenplan volledig is ingevuld, komt de belangrijkste stap, namelijk het testen van je uitwijk. Dit klinkt overbodig omdat je het plan al hebt opgesteld en bij jezelf denkt “Dat zal wel voldoende zijn”. Tijdens een jaarlijkse uitwijk test zal je veel aspecten tegenkomen die snel over het hoofd gezien worden. Deze tegenslagen wil je voorkomen wanneer de uitwijk echt noodzakelijk is!

Voor het crisisteam is het testen ook noodzakelijk. Zij bouwen door het oefenen ervaring op en weten zodra er echt een calamiteit voorkomt precies wat ze moeten doen, waar de uitdagingen liggen, wie erbij betrokken zijn en hoe iedereen moet handelen.

Tip 5: Test je uitwijk jaarlijks om geen aspecten van de uitwijk over het hoofd te zien voor wanneer het er echt op aankom

Door middel van deze blog met tips over hoe je het beste je calamiteitenplan kan opstellen, hopen wij je al een beetje op weg geholpen te hebben.

Heb je vragen aan de hand van onze blog? Wil je je calamiteitenplan opstellen of onder de loep nemen met onze adviseur?
Neem dan contact op met  Joël Stolk |  joel@pti.nl | ✆ +31 6 30 12 63 98